MICROSOFT EXCEL

A.    Sejarah Microsoft Excel

1.         SEBELUM ADA EXCEL

Program lembar kerja kalkulasi atau electronic spreadsheet merupakan impian dari Bricklin dan Bob Frankston.Mereka mewujudkannya pada sebuah program yang diberi nama VisiCalc pada akhir tahun 70-an ketika personal computer mulai merambah lingkungan perkantoran.Program ini dibuat untuk dioperasikan di bawah computer Aplle II.Ketika IBM PC muncul pada tahun 1982,saat VisiCalc dipersiapkan untuk dapat beroperasi di sistem baru ini Mich Kapor dan Jonathan Sachs di Cambridge,Massachusetts telah mempersiapkan saingannya melalui Lotus Development Corporations,produk yang mereka beri nama 1-2-3.

Program inilah yang kemudian meroket bersama berkembangnya IBM PC hingga beberapa tahun kemudian Lotus 1-2-3 dijadikan standar proram lembar kerja kalkulasi.Pengguna komputer IBM rela merogoh kantongnya senilai $ 459 untuk paket program Lotus 1-2-3 versi 1.( bandingkan Excel 2002 dijual denga harga resmi sekitar $ 105 saja saat lounching ).Saat itu program-program lain yang mengkhususkan diri di bidang spreadsheet diantaranya adalan MultiPlan yang dibuat oleh Microsoft.Hingga saat itu program-program teresebut masih dalam tampilan teks atau character based ( bukan WYSIWYG seperti sekarang )

2.         VERSI-VERSI EXCEL

Ø  EXCEL 1

Sebagai pengembangan dari Multiplan,pada tahun 1985 Microsoft Corporation mulai merilis Excel dengan tampilan grafis yang dikenal dengan istilah “What You See Is What You Get” alias apa yang terlihat di layer monitor akan sesuai dengan apa yang dihasilkan jika dicetak.Program ini dibuat untuk beroperasi di bawah computer Macintosh yang sistem operasinya sudah berbasis grafis.

Ø  EXCEL 2

Versi perbaikan ini muncul tahun 1987.Sebenarnya program ini dipersiapkan untuk dapat beroperasi di luar computer Macintosh yang sistem operasinya belum berorientasi grafis.Untuk itulah diperlukan sistem operasi baru Microsoft Windows.Dengan demikian bagi pengguna IBM PC, inilah versi pertama munculnya Microsoft Excel for Windows.

Ø  EXCEL 3

Pada akhir 1990 dirilis Microsoft Excel 3 for Windows.Versi ini menawarkan banyak perkembangan yang sangat berarti,seperti mulai digunakannya toolbar,kemampuan membuat gambar ( drawing tool ),worksheet outlining,dukungan add-in,grafik 3-D,workgroup editing dan sebagainya.

Ø  EXCEL 4

Excel 4 mulai merambah pasaran pada musim semi tahun 1992.Munculnya program ini bertepatan dengan makin populernya sistem operasi windows 3.1 dan menampilkan banyak fasilitas baru.Versi inilah yang disebut sebagai first popular version.

Ø  EXCEL 5

Versi ini mulai diedarkan di awal 1994.versi ini membawa segudang pembaruan termasuk mulai dipakainya multisheet workbook ( sebuah workbook yang mampu bersisi lebih dari 1 lembar kerja ).Pada versi ini pula mulai dipergunakan bahasa pemrograman VBA.Di versi ini Excel meninggalkan istilah database dan menggunakan istilah list ( daftar ),dan dilengkapi dengan fasilitas Pivot Table.

Ø  EXCEL 95 atau EXCEL 7

Beredar pada musim panas tahun 1995.Ini adalah versi pertama dari excel 32 bit yang beroperasi di bawah sistem operasi 95.Di sini disertai banyak fasilitas yang memudahkan pemakai,tetapi pada dasarnya tidak banyak bedanya dengan Excel 5.

Ø  EXCEL 97 atau EXCEL 8

Versi ini menawarkan tampilan dan kemampuan baru dari VBA developer.Tampilan toolbar dan menu diperbarui,fasilitas online help, Jumlah baris dalam lembar jumlahnya bertambah 4 kali lipat.Excel 97 juga mempunyai file format yang berbeda ( tidak dapat dibuka pada versi sebelumnya ).Dilengkapi dengan Conditional Formatting,Data Validation dan AutoComplete serta masih banyak lagi.

Ø  EXCEL 2000 atau EXCEL 9

Dirilis bulan Juni 1999 untuk menyambut milenium baru .Fasilitas barunya yang cukup signifikan adalah munculnya file format dalam HTML,kemampuan yang disebut “self repair” dan kemampuan menyimpan objek hingga 12 buah dalam clipboard,sehingga ada istilah multiple past untuk meletakkan lebih dari satu objek dari clipboard.Format filenya masih kompatibel dengan Excel 97.

Ø  EXCEL 2002 atau EXCEL 10

Dirilis 31 Mei 2001,dan menjanjikan banyak kemudahan bagi pemakainya.Tampilan grafis yang baru,file recover yang menjamin tersimpannya keadaan terakhir suatu file ketika terjadi masalah ( hang ).Fasilitas error checking smart tag yang memberi peringatan jika kemungkinan terjadi kesalahan pada suatu sel.

Disediakannya Function Argumen Tool Tip yang akan dapat terhubung dengan help sehingga mampu menginformasikan apa maksud argument yang harus diisikan pada suatu fungsi Excel.

Disamping versi-versi utama yang disebutkan diatas,Microsoft masih juga mengeluarkan versi-versi perbaikan pada setiap release Excel yang diras mempunyai kelemahan.Sebagai Contoh,Excel 97 disertai SR1 dan SR2 sebagai versi perbaikan.Pada Versi 2002 juga ada perbaikan terutama pada fasilitas Drawing Tool.

Ø  MICROSOFT EXCEL 2003

 Microsoft Excel 2003, untuk selanjutnya disingkat Excel (untuk memudahkan membaca tutorial ini), adalah program aplikasi yang bisa digunakan untuk menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode pembuatan tabel, formula dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data penelitian, data usaha dan atau hal-hal lain yang berhubngab dengan fungsi excel dalam kehidupan sehari-hari.

Ø  MICROSOFT EXCEL 2007

            Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.

Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

Ø  MICROSOFT EXCEL 2010

Office 2010 adalah lebih "berbasis peran" dari versi sebelumnya Ada fitur disesuaikan dengan karyawan dalam "peran seperti penelitian dan pengembangan profesional, orang penjualan, dan sumber daya manusia.". Dalam pelaksanaannya Internet, Office 2010 menggabungkan fitur dari SharePoint Server dan meminjam dari "Web 2.0" ide.Microsoft Office 2010 termasuk diperbarui dukungan untuk format ISO / (OOXML) file IEC 29500:2008, Standar Internasional versi Office Open XML. Office 2010 menyediakan dukungan untuk membaca ECMA-376, membaca / menulis dukungan untuk ISO / IEC 29500 Transisi, dan membaca dukungan untuk ISO / IEC 29500 Ketat  Pada masa pra-rilis (beta) bentuk, bagaimanapun, Office 2010 hanya mendukung varian Transisi, dan bukan Ketat. Maksud dari. ISO / IEC adalah untuk memungkinkan penghapusan varian Transisi dari ISO / IEC versi sesuai standar OOXML.

 Microsoft Office 2010 mendukung OpenDocument Format (ODF) 1.1, yang merupakan standar OASIS. Fitur baru juga termasuk built-in tool screen capture, alat removal latar belakang, modus dilindungi dokumen, SmartArt baru template dan ijin penulis. The 2007 "Office Button" diganti dengan tombol menu yang mengarah ke menu file lengkap-jendela, yang dikenal sebagai Backstage View, memberikan akses mudah ke fungsi-fungsi tugas-berpusat seperti pencetakan dan berbagi.

 Sebuah regresi aksesibilitas penting dari tahun 2007 adalah bahwa skor tombol menu lebih buruk dengan perhitungan aksesibilitas hukum Fitts dibanding versi sebelumnya. Antarmuka Ribbon dimodifikasi hadir di semua aplikasi Office, termasuk Office Outlook, Visio, OneNote, Proyek, dan Publisher. aplikasi Office juga memiliki Jumplists fungsional di Windows 7, yang akan memungkinkan akses yang mudah ke item baru dan tugas yang relevan ke aplikasi tersebut  Fitur Office 2010.

B.     Definisi Microsoft Excel

Microsoft excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data sekolah, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

C.     Fungsi Microsoft Excel:

1.            Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan rumus – rumus yang sangat kompleks.

2.            Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.

3.            Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula.

4.            Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.

5.            Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan.

6.            Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro.

D.     Cara Menggunakan Microsoft Excel

Ø    Menu dan icon pada Microsoft Excel

Gambar 1. Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007

1.            Judul : Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

2.            Office Button : Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

3.            Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar) : Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4.            Toolbar : Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

5.            Help : Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms.Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

6.            Lembar Kerja (Workbook) : Baris ini berisikan informasi halaman, section,   letak insertion point dan tombol pengendali.

7.            Cell : Cell Aktif Penggulung vertical

E.     Penerapan Microsoft Excel

Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit

1.         Buat Judul dan Sub Judul Laporan

Ø  Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “DAFTAR NILAI SISWA” pada Cell aktif tersebut.

Ø  Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A1, A2, A3, dan M5 seperti pada tampilan diatas.

2.         Penggunaan alignment, format font dan format Cell

Ø  Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1 kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell agar judul laporan terletak ditengah-tengah tabel.

Ø  Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol Bold atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic.

3.         Penggunaan format Tabel dan Cell

Microsoft Excel menyediakan fasilitas format table dengan beberapa template seperti memberi border, warna border, warna cell dan style font dengan kliktombol format table seperti ini , kemudia akan muncul pilihan style formattabel seperti berikut ini.

Kita juga dapat melakukan format tabel dan format cell sesuai selera kita atau tidak menggunakan template yang disediakan Microsoft Excel. Seperti menggunakan format tabel dan cell sendiri dengan cara :

• Untuk membuat border pada tabel, blok tabel yang akan di beri border dalam hal ini mulai cell A7 sampai M21, kemudian klik panah pada tombol dan pilih All Border seperti pada tampilan dibawah ini.

4.         Macam-macam formula

v  =SUM (…)

Fungsinya        : Untuk melakukan penjumlahan

Bentuk umum : =SUM(range sel)

 Contoh            : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15

Penulisan         : =SUM(H5:H15)

v  =COUNT (…)

Fungsinya        : Untuk melakukan counter

Bentuk umum  : =COUNT(range sel)

Contoh             : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada

                          di sel B5 sampai sel B15

Penulisan         : =COUNT(B5:B15)

v  =MAX (…)

      Fungsinya        : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)

      Bentuk umum  : =MAX(range sel)

Contoh            : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

      Penulisan          : =MAX(F1:F17)

v  =MIN (…)

Fungsinya           : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)

Bentuk umum     : =MIN(range sel)

Contoh            : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17

Penulisan            : =MIN(F1:F17)

v   =AVERAGE (…)

Fungsinya                  : Untuk mencari nilai rata-rata

Bentuk umum            : =AVERAGE (range sel)

Contoh                        : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17

Penulisan                   : =AVERAGE(A11:A17)

v  =ABS (…)

Fungsinya              : Untuk mengubah angka-angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)

Bentuk umum             : =ABS (range sel)

Penulisan                    : =ABS(F17)

v  =SQRT (…)

Fungsinya               : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negatif

Bentuk umum         : =SQRT(range sel)

Penulisan                : = SQRT(25)

v  =IF (…;…;…)

Fungsinya        : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)

Bentuk umum  : =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)

Penulisan         : =IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)

v  =DATE(Year,Month,Date)

Fungsinya     : Untuk menghitung jumlah hari

v  =VLOOKUP

Fungsinya             : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal

v  =HLOOKUP

Fungsinya     : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal

v  =LEFT(…;…)

Fungsinya         : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kiri

Bentuk umum    : =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)

v  =RIGHT (…;…)

Fungsinya                   : Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan

Bentuk umum             : =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)

Penulisan                    : =RIGHT(F17;3) 

v  =MID (…;…;…)

Fungsinya     : Untuk mengambil teks dari kedudukan tertentu dengan sejumlah karakter tertentu

Bentuk umum : =MID(teks;start_number; number_char)

Penulisan        : =MID(F17:3:3)